Секретарь руководителя

- Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить документы и материалы, своевременно передавать их при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности.

Планирование, координация и ведение рабочего графика  руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, ведение и корректирование рабочего календаря министра.

- Учет и распределение поступающей информации, касающейся министра, своевременная передача документов, сообщений и информации министру и его заместителям (письменно или устно).

- Ведение телефонной и информационной базы министра (контакты, дни рождения и т.д.).

- Координация работы водителя министра.

- Организация поездок и командировок министра (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.).

-  Составление писем, запросов, других документов по поручению министра, начальника отдела.

- Осуществление объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления.

- Прием поступающей в министерство корреспонденции, осуществление ее предварительного ознакомления, анализа, классификации.

- Ведение электронной базы в системе электронного документооборота Правительства Кировской области (далее – СЭД-ПКО).

- Регистрация корреспонденции, обращений, заявлений граждан и иных документов, а также внутренней документации в СЭД-ПКО.

- Своевременная передача корреспонденции министру, заместителям министра, начальникам структурных подразделений для использования в работе либо подготовки ответа.

- Осуществление подготовки сводных планов работы министерства, сводных отчетов о деятельности министерства.

- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их обработки, сохранности и в установленные сроки сдачи в архив.

- Ведение учета и хранения номерных гербовых бланков Правительства Кировской области, Губернатора Кировской области.

- Участие в ежегодной сверке наличия в министерстве документов и дел с ограничительной пометкой «Для служебного пользования».

- Ведение учета и регистрации исходящих документов министерства, проверка правильности их оформления и отправки.

- Организация своевременного списания в дело исполненных документов.

- Участие в проверке актов о выделении к уничтожению дел министерства, не подлежащих хранению.

- Подготовка информации к оперативным совещаниям с участием министра о фактах неисполнения или несвоевременного исполнения документов.

- Проводить инструктаж вновь принятых сотрудников в министерство и знакомить их с нормативными и методическим материалами по вопросам организации работы с документами  и ведения делопроизводства.